Luego de decidir que realizarás un evento; la boda, fiesta de quinceaños, graduación, u otros, uno de los pasos más importantes es elegir la locación donde lo realizarás. Porque no solo se trata de que te guste el lugar, sino también que debe adaptarse a lo que necesitarás.
Acá una pequeña guía de cómo elegir la locación ideal:
Disponibilidad de fecha: Pensamos en la locación que siempre nos ha gustado, pero al momento de preguntar si está disponible resulta que no lo está. Así que ten en cuenta al menos 3 opciones en las que podrías realizar tu evento.
En qué horario pueden ingresar los proveedores: esta es una pregunta importante cuando que se debe hacer al encargado de la locación. En ocasiones el tiempo es muy limitado y esto puede afectar el montaje, en especial, si hay muchos proveedores y es un evento grande. Algunas locaciones trabajan varios eventos por día en el mismo lugar, considera si dará tiempo entre ambos, sin que esto te vaya a estresar.
Horario del evento: hay lugares que se ven espectaculares de noche y otros son más apropiados de día. Evalúa si el lugar se adapta a la visión que tienes de tu evento y el horario en que deseas que se realice para no desaprovecharlo. Por ejemplo, una boda en Atitlán merece ser al atardecer para disfrutar la vista del lago, así que la locación ideal deberá tener una muy buena vista y estar disponible en el horario que deseas.
Verifica quién es la persona que realiza la reserva del evento: una persona puede ser la encargada de eventos en la locación, pero no siempre es quien sigue gestionando los cambios, asegurar un buen control (por escrito) de modificaciones de la cotización es imporante, como, por ejemplo: fecha, horario y usuario que realizó la modificación que solicitaste. Me ha pasado, que hay locaciones con las que se trabaja con una persona, luego pasa la información a otra y se hace una cadena y el día del evento si surge algún error todo se vuelve más lento.
Capacidad del salón, medidas, croquis: una locación con servicio profesional podrá darte esta información sin mayor problema. Con estos datos puedes trabajar el diseño y montaje de tu evento y podrás definir si utilizarás una mesa redonda, mesa rusa, en u, imperial, arreglos altos o bajos, pista de baile, tarima, etc.
Mobiliario y equipo con el que cuentan:qué tipo de mobiliario tienen como sillas, mesas, tarima. ¿Se adecua a lo que quieres? En caso de no tener disponibles la cantidad solicitada, ¿quién lo proveerá? ¿Costo? ¿puedes ingresar a tu proveedor de mobiliario?
La mantelería, sobre manteles, servilletas y sus colores disponibles. En caso de no tener disponibles, ¿quién lo proveerá? ¿Costo?
El menú disponible: uno de los puntos más delicados al elegir la locación, pues en ocasiones éstas son poco flexibles o tienen opciones limitadas. Pregunta cuáles son las opciones de entrada, plato fuerte (carnes), guarniciones, bebidas frías y calientes, repostería. Los tipos de servicio de alimentación: plato servido, buffet. Qué bebidas sirven (para definir la cristalería y tener cálculo de cantidades de descorche). Número de platillos que deben reservarse para aplicar a X menú de eventos (puede variar si es desayuno, almuerzo, coffee break, cena, coctel). Pregunta que pasa sin hay algún alimento que no debe servirse (por alergias, por ejemplo).
Y la pregunta más complicada acá es, ¿te gusta la comida del lugar? Suele pasar que la locación es divina, pero la comida no te gusta. ¿son flexibles y te permitirán llevar tu proveedor de catering?
Staff: ¿has hecho alguna vez esta pregunta? La mayor parte del tiempo asumimos que la locación cuenta con suficiente personal para cubrir eventos, pero en ocasiones la locación debe contratar staff adicional. Así que es buena idea que preguntes qué cantidad de meseros se va a utilizar en tu evento (generalmente por X cantidad de personas, las locaciones tienen un estimado de personal a contratar) y verifica que el día del evento así sea.
Costos adicionales: cuando tengas la cotización de la locación, asegúrate de que esté descrito hasta el más mínimo detalle y verifica cuáles son los costos adicionales. Por ejemplo, por ingreso de algún proveedor, propinas adicionales, horas extras, si se quiebra algún vaso. Pregunta por TODO así el día del evento no habrá sorpresas.
¿Qué otro detalle has considerado para encontrar tu locación ideal?
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